Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Profesional dan Efektif

Sumber: Glints Indonesia,Jobstreet Indonesia | Editor: Tiyas Septiana

KONTAN.CO.ID - Di tengah proses rekrutmen yang semakin bergantung dengan layanan digital, email menjadi salah satu sarana utama yang digunakan perusahaan untuk menerima lamaran kerja.

Bagi pencari kerja, terutama fresh graduate maupun profesional muda, memahami cara melamar kerja lewat email secara tepat menjadi hal penting agar lamaran tidak terlewat atau langsung tersisih pada tahap awal seleksi.

Dalam praktiknya, banyak pelamar yang masih melakukan kesalahan mendasar, mulai dari subjek email yang tidak jelas, isi pesan terlalu singkat, hingga penggunaan bahasa yang kurang profesional.

Padahal, email lamaran kerja sering kali menjadi kesan pertama yang dinilai oleh tim rekrutmen sebelum mereka membaca dokumen pendukung seperti CV dan surat lamaran.

Agar peluang dilirik perekrut lebih besar, pelamar perlu memahami struktur email yang baik, bahasa yang digunakan, serta etika komunikasi profesional.

Berikut panduan melamar kerja lewat email yang umum diterapkan di dunia kerja formal dan relevan dengan kebutuhan perusahaan di Indonesia.

Memahami Fungsi Email dalam Proses Rekrutmen

Email berfungsi sebagai media komunikasi awal antara pelamar dan perusahaan. Melalui email, perekrut dapat menilai keseriusan, ketelitian, serta kemampuan komunikasi tertulis kandidat. Selain itu, email juga menjadi sarana untuk menyampaikan dokumen lamaran secara ringkas dan terstruktur.

Menurut penjelasan yang dilansir dari JobStreet Indonesia, email merupakan bentuk komunikasi formal yang digunakan dalam konteks profesional, sehingga penulisannya harus memperhatikan kaidah bahasa, etika, dan tujuan komunikasi yang jelas.

Struktur Email Lamaran Kerja yang Perlu Diperhatikan

Agar email lamaran kerja mudah dipahami dan terlihat profesional, pelamar disarankan mengikuti struktur umum berikut:

Subjek email

Subjek harus singkat, jelas, dan mencerminkan tujuan email. Biasanya memuat posisi yang dilamar dan nama pelamar. Subjek yang rapi membantu perekrut mengelompokkan email masuk dengan cepat.

Salam pembuka

Gunakan salam formal seperti “Yth. Bapak atau Ibu HRD” atau menyebutkan nama perekrut jika tersedia. Hindari salam yang terlalu santai atau tidak relevan.

Paragraf pembuka

Sampaikan maksud pengiriman email secara langsung, yaitu melamar posisi tertentu di perusahaan yang dituju. Paragraf ini sebaiknya singkat dan jelas.

Isi utama email

Jelaskan secara ringkas latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang dilamar. Tidak perlu terlalu panjang karena detail sudah tercantum dalam CV.

Penutup dan tanda tangan

Akhiri email dengan ucapan terima kasih dan cantumkan nama lengkap serta kontak yang bisa dihubungi.

Dokumen yang Umumnya Dilampirkan

Selain isi email, perekrut juga memperhatikan kelengkapan dokumen yang dilampirkan. Beberapa dokumen yang umumnya diminta antara lain:

Curriculum vitae atau CV
Surat lamaran kerja
Portofolio, jika relevan dengan posisi
Dokumen pendukung lain sesuai permintaan perusahaan

Pastikan seluruh dokumen diberi nama file yang jelas dan mudah dikenali, misalnya menggunakan nama pelamar dan jenis dokumen.

Etika dan Bahasa yang Digunakan

Penggunaan bahasa dalam email lamaran kerja perlu memperhatikan kesopanan dan profesionalisme. Hindari singkatan tidak resmi, penggunaan huruf kapital berlebihan, atau bahasa yang terlalu santai. Kalimat sebaiknya disusun ringkas, lugas, dan mudah dipahami.

Selain itu, pelamar perlu memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau tata bahasa. Kesalahan kecil sering kali menjadi indikator kurangnya ketelitian, terutama untuk posisi yang menuntut kemampuan komunikasi yang baik.

Panduan mengenai cara melamar kerja lewat email jdari Glints Indonesia, menekankan pentingnya menyesuaikan isi email dengan posisi yang dilamar serta memastikan email terlihat personal, bukan hasil kirim massal.

Waktu dan Cara Pengiriman Email

Waktu pengiriman email juga patut diperhatikan. Mengirim email pada jam kerja, khususnya pagi hingga siang hari, dinilai lebih efektif karena peluang email dibaca lebih cepat.

Selain itu, pastikan alamat email tujuan sudah benar dan sesuai dengan informasi lowongan yang diberikan perusahaan.

Pelamar juga disarankan menggunakan alamat email yang profesional, biasanya berupa nama asli, dan menghindari penggunaan nama yang terkesan tidak formal.

Tonton: Gen Z Runtuhkan Pemerintahan Bulgaria, Pertama dalam Sejarah Eropa!

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

Beberapa kesalahan yang masih sering terjadi dalam pengiriman email lamaran kerja antara lain tidak mencantumkan subjek, isi email kosong tanpa penjelasan, serta lupa melampirkan dokumen.

Kesalahan ini dapat membuat lamaran langsung diabaikan meski kualifikasi pelamar sebenarnya sesuai.

Dengan memahami struktur, etika, serta tujuan komunikasi melalui email, pelamar dapat meningkatkan peluang untuk lolos ke tahap seleksi berikutnya.

Di tengah persaingan pasar kerja yang ketat, email lamaran kerja yang rapi dan profesional menjadi langkah awal yang penting dalam membangun kesan positif di mata perusahaan.